Principper eller sagsbehandling

De fleste kender eksempler på, at der i en styregruppe, bestyrelse eller en anden form for topledelse, bliver brugt alt for megen tid på praktisk sagsbehandling. Et eksempel kunne være, at en kommunalbestyrelse bruger timer på at diskutere om en bestemt grundejer skal have dispensation til at bygge en carport, og hvor tæt på vejen den må opføres. Sådan kan det gå, hvis reglerne er uklare, eller hvis der er tradition for, at man vurderer hver enkelt sag for sig.

På IT området kan der på samme måde gå lang tid med at diskutere konkrete løsninger, produkter og leverandører i hver enkelt anskaffelsessag, hvis man ikke på forhånd har taget stilling til, hvilke generelle krav og standarder, de nye systemer skal leve op til. Naturligvis kan man bare uddelegere beslutningen til en fagmand, som fx IT chefen. Men kan man nu være sikker på, at han vælger, som ledelsen ville have gjort? Eller vil han lade sine egne præferencer spille ind?

Så er det måske bedre at sætte sagen i udvalg, og bede om en indstilling fra en gruppe af interessenter? På den måde vil det helt sikkert koste endnu flere ressourcer, før beslutningen er truffet.

Hvis man vil økonomisere med ledelsesressourcerne, og sikre at beslutningerne bliver taget til tiden, er det nyttigt at være “på forkant”. Det betyder, at man i ledelsesgruppen formulerer (og godkender) principper, som definerer den “normale” afgørelse af ofte forekommende sager.

På den måde reduceres behovet for sagsbehandling i ledelsesgruppen, fordi mange spørgsmål kan afgøres administrativt udfra principperne. Men det udelukker jo ikke muligheden for, at den enkelte sag kan forelægges ledelsesgruppen, hvis der er grund til at fravige princippet – eller hvis princippet skulle trænge til en justering.

Mange principper kan defineres på baggrund af vigtige beslutninger, man tidligere har taget (og investeret mange kræfter i). Det er en udbredt praksis i den offentlige administration. Så hvorfor ikke bruge den samme metode, når vi taler om IT ?

Fordelen ved at benytte principper, er at man undgår at diskutere de samme problemstillinger igen og igen. Det betyder, at ledelseskræfterne kan frigives til ledelse.

Governance – hvad er det?

Den skærpede konkurrence i det globale marked stiller nye krav til virksomhederne. Hvor det før var nok at drive en sund forretning med gennemprøvede forretningsgange, er det nu nødvendigt at levere konstante forbedringer af effektiviteten og løbende fornyelse af produkterne.

Governance

Governance er populært sagt rammen for, hvem der bestemmer og hvem der skal betale.

Der er en stigende erkendelse af, at virksomhedens evne til forandring er tæt knyttet til IT systemernes fleksibilitet og evne til at understøtte de optimerede arbejdsgange på en effektiv måde. Derfor er ikke blot arkitekturen, men også styringsmodellerne for IT beslutningerne kommet i fokus.

IT-governance handler om at etablere en klar styringsmodel for IT beslutningerne, så de er koordineret med de forretningsmæssige beslutninger. IT-governance er en integreret del af virksomhedens corporate governance, og det er den øverste ledelses ansvar.

En velfungerende governance er en forudsætning for, at de gode intentioner i virksomhedens strategiske planlægning vil blive efterlevet i praksis. Virksomheder med en stærk governance er karakteriseret ved:

  • Topledelsen forstår, hvorledes IT skal bruges som strategisk værktøj i virksomhedens udvikling.
  • IT strategien er integreret med forretningsstrategien og afspejler de forretningsmæssige mål.
  • De overordnede principper for IT styring (fx arkitektur, sikkerhed og projektstyring) er vedtaget af firmaets direktion og kommunikeret til alle relevante ledere.
  • Virksomheden har lagt den overordnede styring af IT i hænderne på en styregruppe, hvor både forretningsledelsen og IT ledelsen er repræsenteret.
  • Der er etableret klare og effektive procedurer for planlægning, gennemførelse og opfølgning på resultaterne af alle større IT investeringer.

En stærk governance er en forudsætning for at opnå de forretningsmæssige fordele, som en god arkitektur giver. Mindre bøvl – mere bundlinie!