ESDH høring igen

ITST har igen sendt specifikationerne for sag og dokumentområdet til offentlig høring, nu i en slankere udgave, hvor bl.a. en del elementer har skiftet status fra obligatoriske krav til optioner. Den arkitekturmæssige tilgang er dog uændret, og ambitionsniveauet for standardiseringen er fortsat meget højt, idet man beskriver grænseflader for alle systemer i den offentlige forvaltning, der vil tilbyde eller benytte dokumenthåndteringsfunktioner i et andet system. Det er altså ikke kun ESDH systemerne, der er målet for den nye standardisering, men hele samspillet mellem den offentlige forvaltnings systemer.

Vi anbefaler alle leverandører af fagsystemer, portaler og infrastruktur til den offentlige forvaltning at holde et vågent øje med de nye dokumentstandarder, for hvis OIO udvalget får magt som de har agt, vil specifikationerne indgå i de fleste offentlige udbudskrav allerede fra næste år.

EA Fellows har tidligere sat fokus på dokument standarderne i et høringssvar. Det blev fulgt op med en omtale af alle indkomne kommentarer.

I dette indlæg uddyber vi det første af vore kommentarpunkter, og bringer en lille vejledning, som fx kan bruges til at prioritere standardiseringsprojektets aktiviteter.

 

Hvad er formålet?

Hvad er det overordnede formål med standardiseringsinitiativet, har vi tidligere spurgt. Det er ikke så let at blive klog på, for der er ikke formuleret et operationel strategi for standardiseringsprojektet. Men læser man referencearkitekturen, og de enkelte specifikationers formål, kan man fornemme, at OIO udvalget for sags- og dokumentområdet har en vision om en mangfoldighed af systemer i den offentlige forvaltning, hvor alle systemer kan bytte roller og tilbyde funktionalitet til hinanden på kryds og tværs. Nøglen hertil er, at alle systemer har fået “monteret” et OIO-standardiseret interface.

Når alle systemer er “plug-and-play”, vil markedskræfterne råde, og hver myndighed kan vælge frit på alle hylder, når det gælder esdh- og fagapplikationer. OIO udvalgets vision synes at være, at en omfattende standardisering kan eliminere behovet for en systemarkitektur, både hos myndigheder og leverandører. Men det er nok et spørgsmål, om den standardiseringsstrategi passer lige så godt på den offentlige sagsbehandling, som den passer på et usb-stik.

Det kan undre, at IT og Telestyrelsen med sit standardiseringsarbejde søger at fremme en strategi, hvor funktionerne kan fordeles ad libitum på mange små systemer, mens Finansministeriet med Statens IT arbejder i den modsatte retning, frem mod en konsolidering af de offentlige kernefunktioner, for at hente stordriftsfordele.

Hvis de to initiativer var koordinerede, ville man kunne hente betydelige gevinster til det offentlige, fx ved at Statens IT tilbyder fælles services til sags- og dokumenthåndtering, og ITST definerer for myndigheder og leverandører, hvordan de skal anvendes. Både Statens IT og Finansministeriet er repræsenterede i OIO udvalget, så man har da lov til at håbe, at de selv vil få denne ide. Og den må meget gerne komme, inden leverandørerne tvinges til at implementere en masse funktioner og grænseflader, som kun et fåtal har brug for.

Hvad er det værd?

Hvis vi skal beskrive, hvordan en standardisering af ESDH-grænsefladerne kan skabe værdi i samfundet, vil det være naturligt at bruge klassiske metoder fra EA værktøjskassen: Vi starter med at se på de forvaltningsprocesser, der kan optimeres, og følger derefter sporet til IT løsningerne. Undervejs kan vi optimere de strategiske beslutninger omkring standardiseringens omfang, forløb osv., og hente vigtige input til at opstille en business case for standardiseringsprojektet. Vi kan fx starte med 5 simple spørgsmål som disse:

1. I hvilke scenarier kan standardisering gøre en positiv forskel?

Lad os få sat fingeren på konkrete offentlige opgaver, hvor arbejdsgangen kan lettes, når de underliggende IT løsninger bringes til at spille bedre sammen. Og på de situationer, hvor kørende systemer skal konsolideres, fx i Staten eller i kommunerne.

2. Hvilken konkret værdi vil standardiserede grænseflader bidrage med?

For de valgte scenarier ser vi nu på, i hvilken grad en standardisering af grænsefladen kan skabe værdi. Det kunne være besparelser ved at undgå genindtastning af data, eller bedre muligheder for at finde og sammenstille oplysninger på tværs af flere systemer. Husk , at alle værdielementer skal opgøres i en fælles valuta, DKK.

3. Hvilke investeringer og indsatser skal ydes for at opnå fordelene?

For at standardiseringen kan få den ønskede effekt, skal den jo også implementeres, både teknisk og organisatorisk. Hvad koster det, for myndighederne, for leverandørerne, for borgerne? Og hvordan skal de forskellige parter motiveres til at investere.

4. Hvilke forudsætninger skal være opfyldt for at gevinsten kan høstes?

En række konkrete faktorer skal være på plads for at sikre standardernes effekt, fx bagud-kompatibilitet, certificering af løsninger, implementering i fællesoffentlige registre, finansieringsmodeller, markedsforhold og meget mere. Vurderingen af disse faktorer bør omfatte både omkostninger og risiko.

5. Findes der alternative initiativer, som kunne give en tilsvarende eller større værdi?

Før standardiseringsprojektet iværksættes, skal vi lige sikre os, at den valgte strategi også er den bedste. Det kunne jo tænkes, at en stor del af værdien hidrører fra en lille delmængde af projektet – så man med fordel kunne reducere scopet. Det kunne også være, at eksisterende standarder var bedre end de nye fra ITST? Eller måske kan fordelene bedre nås gennem konsolidering af systemer, i stedet for standardisering?

Disse grundlæggende spørgsmål bør stilles og vurderes omhyggeligt, før man formulerer en strategi for standardiseringen af sags- og dokumentområdet, som jo er en vigtig del af den offentlige administration. Vi kan kun anbefale, at IT- og Telestyrelsen giver de strategiske spørgsmål en høj prioritet.