Strategisk IT anvendelse

Når man leder og udvikler en moderne virksomhed, er man afhængig af IT hver dag. Men ofte giver IT anvendelsen ikke de ønskede resultater, fordi afgørende forudsætninger ikke holder, eller uforudsete komplikationer støder til.

Det kan være udfordrende at styre virksomhedens IT anvendelse, fordi sammenhængen mellem ny teknologi og forretningsmæssige fordele er svær at gennemskue og kontrollere.

Hvis vi skal sikre et positivt afkast af IT investeringerne, har vi brug for en overordnet styring af IT-anvendelsen, som sammenkæder processerne for strategi, arkitektur og programledelse, og skaber værdi i forretningen. Det handler om forretningsudvikling med IT, ikke om IT-udvikling.

Fokus på strategi

IT investeringerne skal optimeres – både med hensyn til rentabilitet og risiko. Vi ønsker at komme fra usikker satsning til forudsigeligt resultat gennem anvendelse af

  • Strategisk planlægning
  • Styring og kontrol

Begge disse elementer skal bidrage til succesen, men hidtil har man i de fleste virksomheder – ikke mindst i den offentlige sektor – lagt mere vægt på styring og kontrol end på planlægningen: I mange år har vi brugt kræfter på at blive bedre til at gennemføre IT-projekter, og sikre at forløbet og leverancerne fulgte den afstukne plan. Den strategiske planlægning har kun i mindre grad været genstand for en systematisk indsats, og sammenhængen mellem indsatser og resultater har derfor været svær at opnå.

Bedre metoder

Ligesom man har forbedret projektgennemførelsen med rammer og metoder som PRINCE2 og ITIL, kan man opnå langt bedre resultater i den strategiske planlægning ved at benytte systematiske metoder i arbejdet med strategi, arkitektur og programledelse.

Strategien skal være en konkret udmøntning af de politiske og forretningsmæssige mål, og en række beslutninger om, hvorledes man vil nå dem. For at sikre at strategien er realistisk og gennemførlig, er det nødvendigt at gennemføre en række analyser og beregninger, der kan understøtte strategiens beslutninger og anvise hvilke forholdsregler der skal tages, for at sikre strategiens  gennemførelse. Vi taler fx om risikoanalyse, konsekvensanalyse og cost-benefit vurdering.

Arkitekturen skal forklare, hvorledes strategien føres ud i livet. Vi beskriver, hvilke ændringer og nyskabelser der skal indføres i forretningsmodeller, arbejdsgange, informationer og IT-løsninger. Arkitekturens vigtigste formål er at beskrive sammenhængen mellem disse elementer, i form af en ubrudt kæde fra de overordnede mål til alle de beslutninger der skal tages omkring design og implementering. Kæden giver os sikkerhed for, at  alle beslutninger er koordineret i forhold til de overordnede mål, og at alle de nødvendige forudsætninger er opfyldt, for at målene bliver opfyldt. For at udarbejde en fyldestgørende arkitektur, er det nødvendigt at have adgang til både strategien og detaljerede informationer om udgangssituationen. Men derudover har vi også brug for en systematisk metode til at organisere arkitekturarbejdet.

Programledelsen omfatter den overordnede tilrettelæggelse af de ændringer og tiltag som arkitekturen har udpeget som nødvendige for at opnå de opstillede mål. Oftest vil programmet bestå af et antal projekter, som indbyrdes skal prioriteres og koordineres. Også her er det vigtigt at benytte rammer og metoder, som understøtter en løbende optimering af hele projektporteføljen. Det kan fx handle om overholdelsen af fælles arkitekturkrav eller samordning af flere projekter med henblik på at opnå den optimale effekt.

Sammenhæng

De fleste virksomheder anerkender behovet for at skabe sammenhæng mellem forretning og IT. Det betyder i praksis, at beslutningsprocesser og organisatoriske strukturer er gearet til at tage balancerede strategiske beslutninger på en hurtig og sikker måde. Men det betyder også, at forretning og IT råder over et fælles sprog , så de spiller godt sammen, når IT anvendelsen skal tilrettelægges og styres.

Vi anbefaler at etablere en strategi- og arkitekturpraksis, som sammenkæder IT investeringerne med de strategiske mål, og giver sikkerhed for, at IT anvendelsen kan levere de projekterede forretningsmæssige resultater. Det er oplagt at benytte anerkendte metoder og rammeværker i processen, for at få et effektivt samarbejde på tværs i organisationen, og hurtigt opnå operationelle fordele.